Så hanterar du GDPR och ditt adressregister 

Efter att GDPR, EU:s allmänna dataskyddsförordning, infördes i maj förra året så upplever många att reglerna är förvirrande och myter har spridits. En del tror till exempel att man inte får hantera adressregister utan samtycke. Men samtycke är bara är en del av lagen som ni kan stödja er på när ni hanterar adressregister. Här kommer the do’s and don’ts.

GDPR är nästan som PUL

Faktum är att GDPR är väldigt lik den gamla personuppgiftslagen, PUL. En förändring är dock påföljderna. För den som bryter mot GDPR är straffen betydligt hårdare än förr. Men för dig som arbetar inom reklambranschen och inte planerar att bryta mot lagen är mycket sig likt. Du kan fortfarande köpa in adressregister och göra reklamutskick. Du kan även ringa telefonsamtal till dina målgrupper. Det viktigaste ni måste veta är att ni, när ni hanterar ett adressregister med personuppgifter, är personuppgiftsansvariga enligt lagen. Så fort en kampanj avslutas och ett register raderas upphör ert personuppgiftsansvar.

Ni måste ha lagstöd för att hantera personuppgifter
GDPR kräver att ni ska ha lagstöd för att hantera personuppgifter. För att få arbeta med personuppgifter så måste ni ha stöd i lagen utifrån något av följande kriterier: 

• Avtal
• Samtycke
• Intresseavvägning 
• Rättslig förpliktelse
• Skydd för grundläggande intressen
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning
  

I egenskap av personuppgiftsansvariga så måste ni dokumentera vilket typ av lagstöd ni har för att hantera personuppgifter och adressregister.

Samtycke

Samtycke är ett av lagstöden som många använder för att hantera adressregister. Samtycket bör vara frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Det betyder att den som samtycker måste ha fått tillräcklig information om hur personuppgifterna hanteras och att form och språk där samtycket ges måste vara klart och tydligt. Att ett samtycke är frivilligt innebär att den som samtycker till att lämna ut sina personuppgifter måste ha alternativ. Det ska även vara lätt att ta tillbaka samtycket och denna information ska ingå i samband med att personen ger sitt samtycke. Tänk på att vissa känsliga personuppgifter som till exempel politisk eller religiös tillhörighet, etniskt ursprung eller uppgifter om hälsa och sexuell läggning kräver samtycke enligt GDPR. Men dessa uppgifter används förmodligen ganska sällan i ett adressregister.

Intresseavvägning

Ni kan även hantera personuppgifter efter en intresseavvägning. Detta betyder att era intressen måste väga tyngre än den registrerades intressen. Om ni har ett adressregister över barn så ges till exempel särskilt skydd för deras intressen. Men vilka intressen är det då som ställs mot varandra? Jo, vanligtvis så ställs ett företags intressen att erbjuda kunder service mot den registrerades personliga integritet. Den personliga integriteten väger tyngre ju känsligare personuppgifter ni hanterar. Den som är registrerad i till exempel ett adressregister har rätt att begära ut de uppgifter som finns lagrade och i vissa fall har de även rätt att få dem raderade.

Andra stöd i lagen

Övriga lagstöd handlar om att personuppgifter får hanteras i samband med avtal med den registrerade, något som är vanligt inom företagsvärlden. Man får även hantera personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse, för att skydda intressen av grundläggande betydelse för den registrerade eller annan fysisk person, eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning.

‍
Det var GDPR kort och gott. Sammanfattningsvis så är det alltså inte så stor skillnad jämfört med förut. Men dataskyddsförordning är självfallet en mycket omfattande lagtext så detta är den generella bilden. Det finns alltid undantag och om ni är osäkra på något så är det bäst att kontrollera i lagtexten eller ta hjälp av ett proffs, till exempel en helhetsleverantör inom direktmarknadsföring. För mer information kan man även vända si till datainspektionen. 

Kommunicera med rätt person

Ett adressregister bör innehålla väsentlig information. Slösa inte bort tid och pengar på att lagra data som ni inte behöver. Ett adressregister kräver lite grundarbete för att vara uppdaterat och effektivt men det är mödan värt eftersom det betyder att ni har möjlighet att vara precisa och nå exakt den målgrupp ni vill nå. En grundregel inom kommunikation är att aldrig försöka att nå alla – då når du oftast ingen. Ett korrekt adressregister är kostnadseffektivt eftersom du når fram till exakt dem du behöver.